JAKARTA – Sebagian besar perusahaan tidak memulai perjalanan mereka dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
Daftar Isi
Mereka memulai dengan spreadsheet, email, perangkat lunak akuntansi, folder bersama, dan beberapa aplikasi khusus.
Untuk tim kecil, cara ini bisa bekerja dengan sangat baik. Namun, masalah muncul ketika bisnis berkembang lebih cepat daripada sistem yang mendukungnya.
Tim penjualan mengelola satu spreadsheet. Operasional membuat spreadsheet lain. Purchasing bekerja melalui email.
Keuangan memiliki perangkat lunaknya sendiri. Informasi stok berada di tempat yang sama sekali berbeda.
Pada akhirnya, tidak ada yang benar-benar yakin sistem mana yang berisi informasi terbaru.
Itulah saatnya perusahaan yang sedang berkembang harus mulai mempertimbangkan ERP atau sistem operasi bisnis yang terintegrasi.
Apa yang Sebenarnya Dilakukan Sistem ERP?
ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning.
Secara praktis, sistem ERP menghubungkan area-area penting dalam bisnis sehingga informasi dapat mengalir di antara mereka secara otomatis.
Alih-alih mentransfer informasi secara manual antara penjualan, purchasing, inventaris, operasional, dan keuangan, bisnis bekerja dari satu sistem yang terhubung.
Sebagai contoh, pesanan pelanggan yang dikonfirmasi dapat secara otomatis menciptakan kebutuhan stok, aktivitas purchasing, tugas operasional, dan informasi yang dibutuhkan keuangan untuk penagihan.
Tujuannya bukan sekadar mengganti spreadsheet.
Tujuannya adalah menciptakan proses operasional yang andal sejak pesanan masuk ke bisnis hingga dikirim dan dibayar.
Tanda-Tanda Bisnis Anda Sudah Melampaui Spreadsheet
Spreadsheet itu sendiri bukanlah masalah. Mereka menjadi masalah ketika digunakan sebagai infrastruktur perusahaan yang sedang berkembang.
Tanda-tanda peringatan yang umum meliputi:
- Informasi yang sama dimasukkan ke dalam beberapa sistem.
- Tim secara rutin bertanya spreadsheet mana yang merupakan versi terbaru.
- Angka stok tidak dapat dipercaya tanpa pengecekan fisik.
- Pesanan pelanggan memerlukan penyalinan manual antar departemen.
- Pelaporan membutuhkan waktu berjam-jam atau berhari-hari untuk disiapkan.
- Proses penting bergantung pada satu karyawan yang tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya.
- Manajemen tidak memiliki pandangan real-time yang jelas tentang operasional.
- Kesalahan meningkat seiring dengan meningkatnya volume pesanan.
Ketika masalah-masalah ini muncul berulang kali, menambahkan spreadsheet lain biasanya justru menciptakan lebih banyak kompleksitas daripada menyelesaikan masalah.
ERP Tidak Harus Berarti Implementasi Besar-Besaran
Salah satu alasan perusahaan menunda perbaikan sistem mereka adalah keyakinan bahwa proyek ERP harus mahal, rumit, dan memakan waktu berbulan-bulan.
Itu tidak selalu demikian.
Pendekatan yang lebih baik bagi banyak bisnis yang berkembang adalah pertama-tama mengidentifikasi alur kerja operasional inti.
Sebagai contoh:
Lead → Penawaran → Pesanan → Purchasing → Stok → Pengiriman → Invoice
Setelah alur kerja tersebut dipahami, perusahaan dapat membangun sistem di sekitar cara bisnis sebenarnya beroperasi.
Ini adalah pendekatan yang digunakan OpsMavix, yang berfokus pada penciptaan sistem operasi terhubung untuk bisnis yang berkembang, bukan sekadar menambahkan lebih banyak perangkat lunak yang tidak terhubung.
Bagian terpenting adalah merancang proses terlebih dahulu dan memilih atau mengkonfigurasi teknologi di sekitarnya.
Manfaat Terbesar adalah Visibilitas
Otomasi memang berguna, tetapi visibilitas sering kali merupakan keunggulan yang lebih besar.
Ketika informasi berada dalam satu sistem yang terhubung, manajemen dapat menjawab pertanyaan penting dengan jauh lebih cepat:
- Pesanan apa yang sedang menunggu?
- Apa yang perlu dibeli?
- Stok apa yang tersedia?
- Apa yang tertunda?
- Pelanggan mana yang perlu perhatian?
- Apa yang harus terjadi hari ini?
Alih-alih menunggu seseorang memperbarui spreadsheet atau menyiapkan laporan, informasi menjadi bagian dari sistem operasional itu sendiri.
Bangun Sistem Sebelum Kompleksitas Menjadi Mahal
Perusahaan sering menunggu hingga proses mereka sudah menyebabkan masalah serius sebelum menggantinya.
Namun, waktu terbaik untuk memperbaiki sistem operasional biasanya adalah lebih awal.
Jika sebuah perusahaan sedang berkembang, menambah karyawan, meningkatkan volume pesanan, atau berekspansi ke produk dan lokasi baru, proses yang berhasil ketika perusahaan masih kecil mungkin tidak dapat mengikuti pertumbuhannya.
Sistem ERP atau sistem operasi yang terhubung memberikan fondasi bagi bisnis untuk tumbuh bersama perusahaan.
Teknologi saja tidak akan memperbaiki proses yang buruk.
Namun, ketika proses yang tepat dan sistem yang tepat dirancang bersama, bisnis dapat mengurangi pekerjaan manual, meningkatkan visibilitas, dan menciptakan cara beroperasi yang jauh lebih skalabel.
Banda Aceh
Jakarta Pusat
Kalimantan Tengah
Palembang
Palu
Pangkal Pinang
Pekanbaru
Tapaktuan
Aceh Tenggara
Sumatera Utara
Sumatera Barat
Kota Langsa
Kalimantan Barat
Kalimantan Selatan
Kalimantan Timur
Kalimantan Utara
Komentar Terbaru